Surat Menyurat
Pengertian surat
surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.
Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.
Fungsi
Surat
Surat yang berfungsi sebagai salah
satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi
sebagai :
- Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
- Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
- Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
- Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
- Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.
Jenis
Surat
a. surat
pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu
oarganisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseoranng separti kawan
atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi,
bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat
lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan
bahasa surat yang digunakan harus resmi.
b. surta
dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk
kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
c. Surat
niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti
industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan
dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas
surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga
internal dan surat niaga eksternal.[ Salah satu
contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan
Contoh
Surat Pribadi
Jakarta,21
July 2008
Sahabatku inzaghi
Jalan Merpati 3
Tanggerang
Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
Sahabatku inzaghi
Jalan Merpati 3
Tanggerang
Assalamualaikum Wr.Wb.
Halo,apa kabar,baik baik saja kan? Aku dan keluargaku dalam keadaan sehat walafiat.
Mudah mudahan kabarmu juga seperti itu.Apa di Bandung hujan terus sepanjang hari? Di Jakarta hamper setiap hari hujan lo
Din, bulan depan kan udah mulai libur sekolah, apa kamu punya rencana liburan ke luar kota? Kalau tidak aku ingin berkunjung ke rumahmu.Aku ingin melihat indahnya keindahan kota Bandung dan berlibur bersamamu
Sekian dulu surat dariku kapan kapan kita sambung lagi.Kutunggu balasan suratmu.
Wassalamualaikum Wr.Wb.
Sahabatmu,
Contoh Surat Dinas
Kudus, 21 April 2011
Nomor : 007/DIKPORA/KT/IV/2011
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Yth. Sdr. Indra Permana
Jl. Cendrawasih No. 12
Perum Gading Mas
Depok
Dengan hormat,
Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Nomor : 007/DIKPORA/KT/IV/2011
Lampiran : -
Perihal : Undangan
Yth. Sdr. Indra Permana
Jl. Cendrawasih No. 12
Perum Gading Mas
Depok
Dengan hormat,
Kami mengundang Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari
: Selasa, 25 April 2011
Tempat : Gedung pertemuan DIKPORA Kab. Gandul
Waktu : 10.00 - 12.00 WIB
Acara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Gandul
Tempat : Gedung pertemuan DIKPORA Kab. Gandul
Waktu : 10.00 - 12.00 WIB
Acara : Dengar pendapat dengan Dewan DPRD Kab. Gandul
Atas
perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
Kepala DInas Dikpora Kab. Gandul
Hormat kami,
Kepala DInas Dikpora Kab. Gandul
Contoh Surat Niaga
Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan
Nomor : 543-2/BD-D/VII/10 Manado, 27 November 2010
Lampiran : 1 (satu) berkas
Hal : Permintaan
Kepada Yth. Kepala Bagian Penjualan
CV Cyber Komputindo Kompleks
Manado Electronik Centre Blok E Lt. 2 No. 13
Kami beritahukan dengan hormat bahwa kami akan membuka kantor cabang baru di Jalan Raya Pendidikan Blok D Makassar, Sulawesi Selatan. Oleh karena itu, kami membutuhkan; 1) 10 unit computer; 2) 2 unit printer ; 3) 1 unit scanner, sesuai yang Saudara tawarkan pada iklan harian Merdeka, tgl. 11 November 2010.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengkirim brosur, daftar harga, dan buku petunjuk teknisnya. Selain itu, mohon penjelaskan tentang: 1) syarat pembayaran, 2) syarat penyerahan barang, dan 3) potongan harga.
Kami tunggu balasan Saudara selekasnya. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami menyampaikan terima kasih.
Hormat saya,
Kepala Bagian Pembelian
